1.- Fácil acceso a los documentos
Al momento de digitalizar documentos podrás tener acceso a tus documentos importantes desde tu computador o teléfono inteligente, dependiendo de en que tipo de carpeta digital se haya realizado el resguardo, estas carpetas pueden ser directas y únicas al equipo.
Al digitalizar documentos puedes mantenerlos resguardados en una carpeta web, de esta forma, podrás tener acceso rápido y seguro a los documentos y registros que necesites
2.- Mejor organización de los documentos
Ahorra tiempo haciendo uso de los scaners, este es el principal equipo que garantizará una digitalización adecuada d tus documentos empresariales, después de haber resguardado tus documentos de forma digital, te percatarás que podrás acceder de forma rápida al archivo que necesitas.
Todo esto sin necesidad de emplear tiempo buscando en carpetas físicas que, a su vez, estas pueden estar en sitios remotos de la oficina o de tu hogar. La organización de tus documentos digitales se pueden ajustar a tus necesidades, bien sea por fecha o por número de transacción.
3.- Ahorros de espacio físico
Evita la acumulación de copias en portafolios y carpetas, con la practica de digitalizar documentos podrás aprovechar los espacios de esos estantes para otras funciones más útiles y provechosas para tu negocio.
Este es un beneficio resaltante, sobre todo para las facturas, tomando en cuenta que estos son documentos obligatorios pero que consumen mucho espacio en el establecimiento u oficina, después de digitalizar las facturas, podrás tener acceso a todas las que necesites, organizadas por fecha y datos del cliente, todo sin acumular cajas o gavetas de facturas.
4.- Procesos de registros óptimos
Al momento de llevar un control de documentos digitales, podrás realizar un registro más eficiente de los documentos actualizados y los pendientes por actualizar, así como el control de cuáles documentos posees, todo esto según un documento personalizado de registro y procesamiento de documentos.
5.- Procesos sencillos para la recuperación de documentos en caso de pérdida o deterioro
La pérdida de documentos importantes es un hecho que sucede de forma cotidiana, ocasionando malestares, molestias y retrasos innecesarios en las gestiones y funciones de tu empresa, con los scaners necesarios, podrás realizar el proceso de digitalización documental para evitar la pérdida o extravío de los mismos.
Al mismo tiempo, se ha visto lo habitual de los accidentes que deterioran o dañan por completo los documentos de importancia, es por esto que, el contar con un software profesional de gestión documental te evitará todas estas molestias.
6.- Beneficios económicos
Los beneficios económicos de digitalizar documentos se ubican desde distintos puntos, en primera instancia, ahorrarás dinero y tiempo, ya que evitarás esos momentos engorrosos donde es necesario dejar una copia o certificado digital del documento en alguna institución o establecimiento para los procesos documentales.
Ahorra dinero reduciendo los costos en copias y papelería. Al mismo tiempo, se están resguardando los documentos de forma permanente, evitando que se destruyan o se extravíen, esto evita el pasar por la necesidad de realizar la documentación de nuevo, ahorrando gastos de gestión documental que por lo general son muy altos.
7.- No se olvida ningún documento
En muchas ocasiones, con la premura de las gestiones documentales o procedimientos generales, se pueden olvidar documentos necesarios para la gestión, después de haber realizado la digitalización de documentos este es un problema que formará parte del pasado, ya que tendrás a la mano cualquier documento que necesites.
A su vez, es posible que, al momento de las gestiones documentales, no te hayan informado por completo de los documentos requeridos, siendo este un problema con una solución inmediata si ya posee la totalidad de tus documentos digitalizados.
Agenda una cita con nuestros asesores y comienza a digitalizar tus documentos ahora.
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Victor Rodriguez 15 abril, 2021