Digitalización de Documentos

Convertir contenido de documentos físicos a formato digital es un proceso que requiere mucha mano de obra. Pasar los documentos a través de un escáner suele ser solo la punta del iceberg; la preparación de los expedientes y la indexación/entrada de datos pueden aumentar significativamente la cantidad de mano de obra necesaria para completar un proyecto de escaneado. Como resultado, los servicios de escaneo de documentos pueden ser costosos y los precios pueden variar ampliamente.

Normalmente de 4 centavos a 20 centavos de dólar por imagen. Los principales factores que determinan cuánto costará escanear sus documentos incluyen:

• El volumen de documentos que se escanean
• Las dimensiones de los documentos; por ejemplo, los documentos de gran tamaño serán más costosos de escanear, ya que se requiere un equipo especial y el proceso de escaneo lleva más tiempo.
• Cuánto trabajo de preparación se requiere antes de que se puedan escanear los documentos (por ejemplo, eliminación de grapas, eliminación de documentos de carpetas)
• Cuánto trabajo de preparación se requiere después de escanear los documentos (por ejemplo, volver a grapar)
• El número de páginas por documento, así como el número de campos de índice/búsqueda por documento
• Si desea o no que sus documentos se puedan buscar en texto libre, lo que requerirá reconocimiento óptico de caracteres (OCR)
• Si los documentos se van a escanear en blanco y negro o en color
• Su resolución de escaneo requerida
• ¿Qué tan pronto necesita su proyecto terminado?
• La localización de los documentos y donde se requiere digitalizar

Una consideración final para escanear sus documentos es qué hacer con los documentos físicos después de escanearlos. Aquí te presentamos dos opciones.

1. Destruir los documentos originales de forma segura

En la mayoría de los casos, un documento escaneado es tan bueno como el original, a menos que exista una razón legal, reglamentaria o comercial que exija conservar los originales. Como resultado, no es raro que los documentos físicos se destruyan después de escanearlos. Si no necesita conservar sus documentos físicos después de escanearlos, investigue quien pueda destruir los documentos y evalúe contratar servicios con un certificado de destrucción. Scanex le pudiera ofrecer servicios de destrucción sin costo bajo ciertos términos y condiciones. 

2. Conserve los documentos originales como copias de seguridad

Algunas empresas se sienten más cómodas conservando sus documentos impresos como copia de seguridad. Si necesita o desea conservar sus documentos físicos después del escaneo, solicite que se le devuelvan los documentos después del escaneo. Scanex también ofrece servicios de almacenamiento externo de documentos si no tiene espacio adicional disponible en sus oficinas.

Las empresas optan por dejar de usar papel por diferentes razones. No obstante, un desafío común es cómo proporcionar a diversas personas acceso controlado y seguro a la información. En resumen, factores como el acceso a la información, ahorros y mejor control pudieran ser más críticos para ciertas organizaciones. A continuación evaluaremos dichos factores.

• Acceso a la información

La digitalización de documentos permite el acceso instantáneo a los documentos en toda la organización; por ejemplo, el acceso a los contratos de los clientes por parte del departamento de servicio al cliente, el departamento de control de calidad y el departamento de facturación. Si está permitido, los usuarios también pueden acceder a los documentos de forma remota mientras están fuera de la oficina. La digitalización también mejora las capacidades de búsqueda de documentos, por ejemplo, la capacidad de buscar y agregar rápidamente toda la documentación relacionada con un proveedor en particular, incluidas facturas, contratos, correspondencia, etc.

• Eficiencia y Ahorro de Costos

Ir sin papel requiere escanear la documentación por adelantado, pero también genera muchas eficiencias. Reduce las actividades manuales de archivo y recuperación y libera a los empleados para que se concentren en tareas de valor agregado en lugar de tareas administrativas. La digitalización también libera espacio de almacenamiento y reduce los costos asociados con el envío/envío de documentos por correo entre las instalaciones de la empresa.

• Control y Cumplimiento

La conversión a documentos digitalizados también puede mejorar el cumplimiento de varias maneras diferentes. Permite la creación de una base de datos central para todos los documentos corporativos, elimina el aislamiento de información y reduce la probabilidad de que se pierdan o extravíen documentos. La mayoría de los sistemas de gestión de documentos ofrecen un mejor control a través de derechos de acceso de usuario personalizables, programación de flujos de trabajo y seguimiento de actividades, lo que permite a las empresas controlar el flujo de documentos y mantener un historial auditable de lo que se hizo, cuándo y quién lo hizo. Y para los registros críticos de la empresa, la digitalización facilita la realización de copias de seguridad para la preparación de recuperación ante siniestros o daños por catástrofes naturales.

Una vez que las empresas le dicen adiós al papel. Generalmente hay dos formas de administrar la documentación digitalizada: almacenar y administrar los documentos en una unidad de red compartida, o almacenar y administrar los documentos en un sistema de administración de contenido electrónico o gestor documental. El almacenamiento de documentos en una unidad de red seguramente será una opción más económica y puede ser suficiente para su empresa. Sin embargo, un gestor documental le brinda la capacidad de hacer algunas cosas que serán más difíciles de lograr si almacena sus documentos en una unidad de red. Por ejemplo:

• Indexación y capacidades de búsqueda

Los gestores documentales permiten lograr estandarización en la indexación, organización y nombramiento de archivos. Además, estos sistemas pueden permitir capacidades de búsqueda más potentes, por ejemplo, la capacidad de buscar simultáneamente en una serie de criterios de búsqueda diferentes y localizar todos los documentos que coincidan con esos criterios (en una estructura de carpetas de red, generalmente está limitado a la capacidad de ” profundizar” a través de la estructura de carpetas o realizar una búsqueda general de carpetas o nombres de archivos).

• Control de acceso

Un gestor documental le permite controlar el acceso y los derechos de actividad de los usuarios individuales de muchas maneras diferentes. Si lo permite, los usuarios pueden acceder a los documentos mientras están fuera de sus oficinas.

Si decide que un gestor documental tiene sentido para su empresa, se enfrentará al desafío de revisar y comparar diferentes sistemas para determinar cuál es el adecuado para usted. A medida que avanza en este proceso, además de averiguar el costo de cada sistema, es posible que desee hacer las siguientes preguntas al revisar cada uno:

• ¿Qué tipo de sistema quiero?

Un gestor documental ofrece costos iniciales más bajos y reduce la carga de los recursos de TI. Sin embargo, estos sistemas también tienen un costo a largo plazo más alto y, por lo general, implican renunciar a cierto control ya que sus documentos se almacenan en “la nube”. Un sistema interno requiere una mayor inversión inicial y una mayor carga de TI, pero ofrece un menor costo a largo plazo, así como un mejor control general.

• ¿Qué características y funcionalidades necesito?

Prácticamente todos los gestores documentales le proporcionarán funciones básicas de almacenamiento, búsqueda y consulta. Para sistemas más avanzados, funcionalidades como para tomar notas o documentar el flujo de trabajo también estarán disponibles, aunque a un costo adicional. Si tiene otras necesidades o requisitos específicos, asegúrese de solicitar una demostración de las funciones deseadas antes de realizar una compra.

• ¿Es un sistema abierto o cerrado?

Averigüe si el software utiliza una arquitectura abierta y formatos de archivo no propietarios. Averigüe también cuál es el proceso y el costo de la transición de sus documentos a un sistema diferente en caso de que sea necesario en el sistema. Si desea algún punto de integración o adecuación entre el gesto documental de Scanex y otros sistemas comerciales utilizados por su empresa, asegúrese de que se pueda lograr y averigüe si habrá costos adicionales.

• ¿Es el sistema escalable a mis necesidades futuras potenciales?

Esto será importante si planea implementar el sistema en otros departamentos dentro de su organización después de la implementación inicial. Algunos sistemas están diseñados más para uso departamental, mientras que otros son más adecuados para su implementación en toda la empresa. Si tiene un departamento de tecnologías de información, es posible que desee involucrarse desde el principio del proceso para brindar orientación sobre a) qué software ya posee su empresa que puede ayudarlo a lograr sus objetivos, y; b) con qué gestor documental funcionará mejor. el resto de su infraestructura de tecnologías de información.