Triturar documentos es una solución rápida y efectiva para el tratamiento de papeles de archivo muerto, todo tipo de documentos que ya no son necesarios o bien, han sido digitalizados. A continuación te presentamos las siete razones por las cuáles deberías buscar una solución para triturar tus documentos.
7 Razones para triturar documentos
Confidencialidad – Proteger la información de tus clientes debe ser una prioridad en tu negocio. Sobre todo en sectores que manejan información delicada como el financiero, medico, legal o corporativo. En los documentos almacenados se encuentra todo tipo de información clasificada. Desecharla de una manera segura y responsable es fundamental para que nunca pueda ser usada indebidamente al caer en las manos equivocadas.
Liberación de espacio – Triturar documentos significa deshacerte del archivo muerto y liberar espacio. Muchos archivos acumulados por años se convierten en un estorbo y desperdicio de espacio que podría ser usado para otras actividades. Almacenar grandes cantidades de archivos y documentos puede representar gastos innecesarios por el alquiler de bodegas para almacenamiento, lo cual nos lleva al siguiente punto:
Triturar documentos representa un ahorro a largo plazo
Reducción de costos – Destinar una parte del presupuesto de tu empresa al almacenamiento de archivo muerto y no utilizarlo en la trituración de documentos es una decisión incorrecta a largo plazo. La trituración de documentos puede representar un costo considerable inmediato, pero reducirá tus costos fijos inmediatamente, pagando su inversión por sí misma al largo plazo.
Sustentabilidad – Desechar grandes cantidades de papeles de manera incorrecta puede resultar en afecciones al medio ambiente. Las empresas profesiones de trituración de documentos como Scanex, contamos con procesos certificados que son amigables al ambiente. Así nos deshacemos responsablemente de tus documentos.
Seguridad – Acumular grandes cantidades de papeles puede convertirse en una pequeña bomba de tiempo, sobre todo en climas cálidos o instalaciones con muchos años de antigüedad. Una chispa, un corto circuito o algún accidente pueden convertir tus pilas de archivo muerto en fuego en tan sólo unos segundos.
Cumplir con estándares internacionales – Desde hace algunos años atrás, se han creado una serie de normas internacionales para el tratamiento de documentos específicas para ciertos nichos industriales, empresariales y de servicios. Por lo tanto para poder acceder a ciertos mercados es imprescindible contar con un sistema de trituración de documentos que este dentro del marco de los estándares internacionales establecidos.
Triturar documentos se convierte en una responsabilidad legal
Responsabilidad legal – Desde el 2010, en México, se publicó la Ley de Protección de Datos Personales en posesión de los particulares, la cual estipula que todas las empresas deben destruir de una manera segura y confidencial toda la documentación relacionada con sus clientes. El incumplimiento de estos estándares de triturar documentos puede resultar en sanciones económicas o incluso penales.
En Scanex contamos con el equipo necesario para garantizar que puedas triturar documentos de una manera confidencial, sustentable y de acuerdo a las normas internacionales vigentes. Asimismo contamos con el servicio de destrucción de documentos en sitio, para que no tengas que gastar en el transporte del archivo muerto y puedas garantizar y supervisar la destrucción de estos documentos sin que salgan de tus oficinas. Además contamos con promociones en trituración y paquetes especiales para ti.
Agenda una cita con uno de nuestros asesores aquí y libérate de tu archivo muerto.