1.- Hacer uso de los medios digitales
Con los avances de la tecnología, se han podido elaborar distintos equipos y medios anclados a las herramientas web, para poder manejar grandes cantidades de memoria, esto con el objetivo de contar con el espacio suficiente para el resguardo de todos los documentos necesarios para el manejo de tu empresa y del personal.
Con el pasar del tiempo, te percatarás que tendrás grandes cantidades de lo conocido como “archivo muerto”, estos a pesar de estar obsoletos de forma operacional, no es posible deshacerse de ellos de forma inmediata, esto según los estatutos de las políticas de resguardo y retención de documento.
De esta forma, la retención inteligente de documentos o almacenamiento de archivos muertos se puede ejecutar de forma sencilla y sin necesidad de contar con un gran espacio físico por medio de la retención inteligente de documentos.
2.- Poseer un resguardo de documentos en una nube digital y en un equipo personal
Conocer desde los portafolios directos de los ordenadores, hasta las herramientas web, te ayudará a organizar de forma óptima los documentos de tu empresa, siendo la nube una de las herramientas que no puede faltar, ya que esta te permite tener acceso directo desde cualquier equipo inteligente a los documentos que necesites.
La nube, no sólo te permite tener acceso a estos documentos desde cualquier punto, al mismo tiempo, podrás distribuir de forma masiva e inmediata, los archivos que necesites manipular.
Existen discos duros externos de alta tecnología que te permite poseer todo los que necesitas del archivo muerto, todo al alcance de tu mano, a pesar de no ser una de las más recomendadas por las posibilidades de extravío o deterioro, siempre es mejor contar con un resguardo personal externo de la web.
3.- Realiza una base de datos central
Después de realizar el almacenamiento de archivos muertos es indispensable realizar un registro de control de los archivos almacenados, esto lo puedes efectuar en distintos programas de organización, siendo el paquete office uno de los más utilizados, sobre todo el programa de Excel
Con este podrás incluir de forma infinita, todos los registros que necesarios y con las particularidades y modalidades que desees, al mismo tiempo, podrás encontrar de forma inmediata, la información registrada con los controles de búsqueda específicos del programa.
4.- Elabora un sistema de clasificación de documentos
Dentro del sistema de registro que hayas implementado, es importante aplicar un sistema de clasificación para los documentos de archivo muerto que estas manejando, esto te ayudará a incrementar la organización documental lo que conlleva a una mayor facilidad para encontrar toda la información que necesitas.
No se debe subestimar la necesidad de resguardar el archivo muerto de una empresa, ya que las multas de estas pueden ser muy elevadas. Se recomienda, aplicar un sistema de clasificación desglosado por fechas (año y mes) y número de transacción, esto en el caso de las facturas de pago para implementar una retención inteligente de documentos.
Ya para el manejo del personal o empleados, es posible clasificar por fechas de ingreso, fechas de egreso, sueldos y beneficios devengados, así como el cargo desempeñado.
5.- Resguarda únicamente los documentos necesarios
Siempre será necesaria la destrucción de documentos, considerando que la cantidad de archivos que llegan a una empresa es descomunal; debes tener conciencia de cuáles son los archivos que son estrictamente necesarios para su resguardo según la política de retención inteligente de documentos, esto te permitirá manejar una mayor cantidad de espacio y un ahorro de dinero.
Actualmente, el espacio digital también posee un precio, es por ello que es importante manejar únicamente la cantidad de archivos necesarios, a su vez, estos deben estar manejados en un formato ligero y poco invasivo, sólo así podrás conservar un mayor espacio para extender tu posibilidad de almacenamiento y manejo documental.
Te invitamos a agendar una cita con alguno de nuestros asesores y conozcas las diferentes opciones que te ofrecemos para la retención inteligente de documentos.
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Victor Rodriguez 15 abril, 2021