Las herramientas digitales son cada vez más necesarias e imprescindibles, siendo la nube, el software de gestión documental más práctico y funcional de la actualidad para el almacenamiento de documentos, esta es una herramienta que ha logrado aliviar y reducir espacios y costos a empresas e instituciones por la facilidad del manejo de documentos.
7 razones para adoptar la nube para la gestión y almacenamiento de documentos
El procedimiento de resguardo de los documentos de una empresa o institución, es uno de los factores más importantes y relevantes de todo su ejercicio, ya que, al momento de contar con un resguardo documental garantizado, podrás evitar posibles gastos innecesarios, así como el ahorrar tiempo en la búsqueda de información.
1.- Posibilidad de dar acceso a terceros
Con el crecimiento tan exhaustivo que poseen las empresas en estos tiempos, se hace imposible tener un manejo de documentos por una sola persona, esta base de datos de documentos mejor conocida como “la nube”, se puede manipular por varias personas, es decir que podrás delegar procedimientos.
Tanto para el resguardo, como para la búsqueda y ubicación de documentos, esta herramienta se ha convertido en una de las favoritas para las instituciones públicas y universidades, tomando en cuenta que la cantidad de documentos que en estas se maneja es descomunal. De esta manera se puede conceder acceso específico al almacenamiento de documentos a una determinada persona.
2.- Optimizar el funcionamiento de los equipos de la empresa
Los equipos tecnológicos, poseen memorias internas limitadas, al momento de hacer un envío directo a la nube, estos equipos logran liberar una gran cantidad de memoria, permitiendo que su funcionamiento sea mejor y fluya con mayor rapidez.
Uno de los elementos importantes para el buen funcionamiento de un equipo tecnológico, bien sea, ordenador, laptop o teléfono inteligente, es la memoria, mientras este tenga una memoria liberada, este podrá manipular mayor información; ya después de incorporar los archivos en la nube, los equipos saturados tendrán mejor funcionamiento.
3.- Asegurar y centralizar el sitio de documentación de la empresa
Con el almacenamiento de documentos en la nube, podrás garantizar la centralización de todos los documentos necesarios y archivos muertos de tu empresa, esto en un solo sitio, sin la necesidad de utilizar una memoria para cada tipo de documentación, al momento de escoger la nube como método de almacenamiento, no necesitarás otra herramienta.
4.- Disminución en costos
Cada vez son más los documentos que una institución o empresa debe resguardar, antes de la llegada de la era digital, las empresas costeaban galpones espaciosos que funcionaban como lugares para el almacenamiento de documentos, en estos tiempos con las herramientas tecnológicas, es posible desaparecer por completo esta opción.
Con el uso de la nube, también podrás evitar el gasto de las costosas memorias externas o discos duros externos de alta gama, ya que, con la nube, podrás contar con todo el espacio que necesites sin utilizar herramientas externas.
5.- Mayor nivel de seguridad y resguardo
Una de las mayores problemáticas de las instituciones en el área de administración y RRHH es el poder manipular todos los documentos necesarios que corresponden a la facturación y manejo de documentos del personal, con el almacenamiento de documentos en la nube, es posible hacer envío de los archivos de forma directa sin el riesgo de extravío o de deterioro.
Esto al igual que al manipular los importantes puntos de cuentas y facturas, estas poseen gran importancia en los archivos fiscales de cualquier empresa, al usar la nube, podrás resguardar estos archivos por largos periodos de tiempo sin que sufran daño alguno.
6.- Manejo versátil de los archivos
Al momento de buscar un archivo en la base de datos de documentos bastará con ingresar los datos básicos o nombre del archivo en el panel de búsqueda, así tendrás acceso al documento en cuestión de segundos.
Esta es una herramienta que puede ser híbrida, es decir que puedes realizar una configuración de la estructura de la nube para clasificar el tipo de documentación a resguardar, ayudando a la practicidad del manejo de la nube.
7.- Acceso inmediato desde cualquier equipo con acceso a internet
Por ser una herramienta web, podrás acceder desde cualquier dispositivo que cuente con el servicio de internet (computador, laptop, teléfono inteligente, Tablet…), sólo deberás ingresar con los datos (usuario y clave) que se hayan predestinado para el almacenamiento de datos en la nube, ya que esta estará ubicada en un link de internet anclada a tu página web.
En Scanex tenemos soluciones hechas a la medida para tus necesidades de almacenamiento de documentos en la nube. Agenda una cita con nuestros asesores y entra a la era digital.
Enlaces Referenciales: