Juan Carlos Ceballos 25 mayo, 2020¿Cómo justificar un proyecto para el mejor manejo del papel en tu empresa?
Los costos ocultos generados por el tiempo perdido en el manejo del papel, rara vez son considerados en las organizaciones. Por si fuera poco, es muy común que se extravíen documentos y se incurran riesgos innecesarios durante auditorias.
Aunado a ello, ni los departamentos de contabilidad, compras o legal, poseen la información necesaria para evaluar y justificar un proyecto de adquisición de servicios de terceros para optimizar flujos de trabajo basados en documentos, incluyendo la digitalización.
Antes de invertir tiempo en este proceso. Le recomendamos a nuestros prospectos y clientes que identifiquen a los usuarios dentro de la organización que pudieran beneficiarse en el proyecto.
También pudiera ser útil evaluar políticas de retención de documentos, lineamientos de control y seguridad de la información. La intención es identificar las restricciones y variables necesarias que pudieran impactar los objetivos y prioridades a corto y largo plazo de la empresa.
A continuación se muestra un “checklist” para identificar los aspectos críticos que sugerimos considerar, a efecto de que el comité de aprobación en su organización determine si el proyecto es viable o no.
Computadora con gráficos
1. IDENTIFICAR LOS BENEFICIARIOS:
Comprenda el principal problema a resolver, posibles requisitos, y la terminología utilizada por los principales interesados en alguna solución para el mejor manejo de documentos basados en flujos de trabajo. A veces, puede haber beneficios inesperados (como liberar espacio de oficina) o usuarios que podrían verse beneficiados de manera indirecta.
2. EVALUACIÓN DE NECESIDADES PARA EL MANEJO DEL PAPEL:
En lugar de presentar quejas o problemas a otros equipos por los volúmenes altos de papel en la oficina, comparta cuál sería el valor o el resultado comercial que debe lograrse. Por ejemplo, para identificar el alcance del proyecto, es imprescindible identificar qué necesidades de almacenaje y digitalización realmente se tiene, pues los precios de digitalización, almacenaje y destrucción de papel puede variar dramáticamente dependiendo del volumen y características de los expedientes.
3. ANÁLISIS PRELIMINAR DE COSTOS Y BENEFICIOS.
Estime una gama de costos y beneficios potenciales del proyecto para identificar a los principales interesados y los requisitos de aprobación. Use el historial de auditoría anterior, cuanto costeará realizar el trabajo internamente si no se terceriza, multas pagadas si no se toma acción, el costo interno actual y el personal empleado en un flujo de trabajo, cotizaciones o información de encuestas, según corresponda. Como regla general, el precio por imagen puede variar de 4 a 9 centavos de dólar. Dependiendo de los beneficios percibidos, no es raro ver el retorno de la inversión para proyectos de digitalización alrededor de diez años si se compara solo con los costos de almacenamiento.
4. COMPRENDA LAS POLÍTICAS INTERNAS:
Pregunte a la oficina de adquisiciones, informática o equipo de finanzas cuál es el proceso, requisitos legales, el retorno mínimo de la inversión, los limites presupuestales y requisitos de aprobación para adquirir el servicio de proveedores externos. Por ejemplo, si la compra se considera un gasto de capital (CapEx) o un gasto operativo (OpEx). El proceso de aprobación puede ser drásticamente diferente.
5. ANÁLISIS DE CONCESIONES:
Identifique posibles concesiones y servicios que pudieran esperar si el presupuesto para el proyecto es limitado. Otros requisitos del proyecto que pudieran ser relevantes pueden incluir: mitigación de riesgos, flexibilidad, transparencia, escalabilidad, disponibilidad de información en tiempo real, entre otros. Saber qué necesidades son imprescindibles es esencial en el proceso de selección y negociación.
6. CONTACTAR A POSIBLES PROVEEDORES.
Evalúe diferentes proveedores locales y regionales aclarando aspectos como: costos de implementación, posibles soluciones, cronograma, costos de mantenimiento, limitaciones de integración, términos y condiciones. Identifique proveedores a través de su investigación y referencias confiables.
7. EVALUAR A PROVEEDORES:
Realice una lista de verificación que compare las diferentes soluciones, costos, términos, etc. para descartar opciones no son viables. Este paso debe realizarse sistemáticamente para evitar lagunas de información y juzgar mal cualquier alternativa.
8. SELECCIONE EL MEJOR PROVEEDOR.
Los factores que van más allá de precios, como el tamaño del equipo del proveedor, la solidez financiera, los años en el negocio, la comunicación, el compromiso, los clientes existentes, y capacidades técnicas podrían marcar una diferencia considerable para garantizar una implementación adecuada y una experiencia post-venta positiva. Al final, el equipo debe elegir un proveedor que ofrezca una solución efectiva y pueda convertirse en un socio a largo plazo.
9. SOLICITUD DE APROBACIÓN:
Complete un “business case” para presentar a al comité de su empresa el proyecto. Resume el alcance de trabajo junto con los requisitos, costos, riesgos identificados y métricas de éxito relevantes. El soporte cualitativo y cuantitativo debe estar disponible para responder preguntas detalladas.
CONCLUSIÓN: Digitalizar documentos y optimizar procesos basados en el manejo del papel puede facilitar el trabajo de muchos empleados y que la organización se beneficie de múltiples maneras. Sin embargo, esos proyectos e iniciativas para una oficina paperless podrían representar una batalla política y una larga espera. Saber de antemano qué anticipar no solo puede reducir frustraciones, sino que puede aumentar dramáticamente las posibilidades de un resultado positivo. Te recomendamos considerar todas las sugerencias relevantes para justificar un proyecto descritas en este articulo. Contáctanos para poder orientarte y ayudarte a tangibilizar el valor del retorno de inversión de la digitalización.
Juan C Ceballos – Director Scanex
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