La tecnología OCR (Optical Character Recognition) o Reconocimiento Óptico de Caracteres es un proceso tecnológico que permite la identificación de documentos a través de una imagen, un código QR o algún símbolo específico que se haya establecido previamente. Los alcances de esta tecnología digital son extremadamente amplios y nos ofrecen soluciones para la clasificación de documentos, monitoreo de procesos y cadenas de producción, registros para bases de datos, contabilidad, y muchas otras ramas más. 

La tecnología OCR permite capturar datos desde cualquier formato. A través de este tipo de proceso se pueden digitalizar notas escritas a mano, imágenes, pictogramas, códigos de barras y cualquier otro tipo de codificación. De esta manera cualquier documento físico puede digitalizarse y almacenarse en la nube para lograr un mejor flujo de información al instante. 

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Este proceso es un paso importante para lograr la digitalización de una empresa ya que nos permitirá respaldar los archivos físicos e integrarlos a la base de datos digital. Así la información puede ser procesada por gestores documentales como DocuFinder o ser cruzada con información de otras bases de datos. Al tener implementado un ecosistema digital con la información antigua respaldada es posible crear mecanismos de captura de información para que los nuevos datos se integren a las bases de datos digitales inmediatamente. 

¿Cuáles son las principales ventajas de la tecnología OCR?

Por medio del reconocimiento de datos es posible realizar la extracción automática de datos preestablecidos. Por ejemplo, si usted cuenta con fotos de recibos de compra y desea saber cuánto es lo que se pagó de impuestos por todas las compras, podrá conocer el monto exacto a través de los procesos que integran la tecnología OCR. Para esto, las imágenes de los recibos serán digitalizadas. Posteriormente un software especializado se calibrará para que pueda identificarse el apartado de impuestos en cada uno de los recibos de compra. A continuación el software sumará las cantidades solicitadas para otorgarle el monto de impuestos. Este es un ejemplo sencillo de cómo la tecnología OCR puede aplicarse en operaciones de la vida diaria. Sin embargo, las posibilidades son infinitas. 

Por lo tanto la tecnología OCR nos brinda ventajas como un ahorro considerable de tiempo al momento de identificar, encontrar, procesar o corroborar información. Lo cual se traduce en un aumento de productividad y en menos tiempos muertos a causa del desplazamiento o tiempo de búsqueda de los documentos. Incluso la mayoría de procesos matemáticos o incluso estadísticos pueden automatizarse con el software correcto. 

Otra ventaja indiscutible de la tecnología OCR es el ahorro económico que nos ofrece. Al deshacernos del papel, la reducción en costos propiciada por la ausencia de papel, impresiones y almacenamiento es considerablemente alta. Asimismo al contar con la información digitalizada los riesgos de pérdida de información se minimizan, ya que la información se encuentra respaldada con seguridad en las nubes digitales. 

La mayor ventaja de la tecnología OCR es la posibilidad de optimizar procesos por medio de la automatización de datos. Con la configuración adecuada usted puede saber en tiempo real datos precisos. Por ejemplo, sí usted cuenta con una fábrica de piezas aeronáuticas. Con la configuración correcta usted podría saber cuántas fueron fabricadas en un tiempo determinado, cuál fue el equipo encargado de la fabricación, cuál fue el ciclo de pedido de la orden o cualquier otro dato que considere relevante. Si usted tiene un consultorio médico podrá averiguar en segundos detalles del historial médico de su paciente. Si cuenta con un despacho jurídico podrá conocer detalles de los expedientes al instante. Las posibilidades son infinitas y las soluciones se adaptan a la necesidad de cada ramo industrial o comercial.