¿Es necesaria la trituración de documentos de archivo muerto?

Conservar los archivos fiscales, registros empresariales y otros documentos contables es necesario para cotejar datos, auditorias, aclarar situaciones e incluso pueden ser una pieza decisiva en juicios legales o mercantiles. Sin embargo después de un tiempo estos archivos podrían ser obsoletos y solo comienzan a consumir espacio y recursos. La trituración de documentos obsoletos o “archivo muerto” es una solución que recomendamos a toda empresa que desee actualizar sus archivos y reorganizar sus datos. La trituración de archivo muerto es una cuestión que debe tomarse seriamente, no solamente por los aspectos confidenciales que se manejan entre los datos si no por el impacto ecológico que esta representa.  

¿Cómo puedo triturar mis documentos de archivo muerto?

El primer paso para llevar a cabo una limpieza de documentos eficiente y efectiva es darle un orden a los archivos. El objetivo es definir cuáles son los papeles importantes que vas a conservar y cuáles son los papeles innecesarios que deben triturarse. En este paso recomendamos separar los documentos vitales para una empresa como facturas, documentos personales de trabajadores activos, documentos contables, contratos, actas constitutivas, etcétera. 

Una vez que has logrado separar los archivos importantes, define un periodo de tiempo. Normalmente los documentos son conservados por un período de tiempo determinado dependiendo de su función o el departamento asignado. 

Los documentos que han superado el filtro del tiempo pueden proceder a ser archivados. Por consiguiente, los documentos que han resultado anteriores al periodo de tiempo definido pueden pasar a la etapa de trituración de documentos.

Por último selecciona el tipo de contenedor específico en el cuál transportaras tus documentos de archivo muerto. Existen diferentes tipos de contenedores entre los que recomendamos las cajas contables o las cajas conocidas como “Banker Box”. Otra opción es preguntar por el servicio de trituración de documentos en sitio para que no tengas que transportar grandes cantidades de papel.  

¿Por cuánto tiempo debo guardar mi archivo muerto?

Las legislaciones que se relacionan a la retención de documentos pueden cambiar dependiendo del país o tipo de expediente. El Código Fiscal de la Federación establece en su artículo 30 que todos los documentos contables deben conservarse por un plazo mínimo de 5 años. Por otra parte los contratos mercantiles, facturas, pagarés y documentos mercantiles deben ser conservados por un plazo de al menos 10 años, de acuerdo con el Código de Comercio.

En el caso de los documentos relacionados con información y acciones de empleados es recomendable mantenerlos por dos a tres años. Es recomendable conservar los documentos legales relacionados con impuestos, documentos contables, financieros y legales por un periodo de hasta 10 años. Muchas empresas optan por tener una postura más conservadora a lo que estipula la ley. La política de retención de expedientes depende de las políticas internas de cada empresa y su percepción del riesgo.

Si no estás seguro de cuánto tiempo es necesario guardar tu archivo muerto, envíanos un mensaje a través de nuestra forma de contacto aquí, o en nuestras redes sociales. Un asesor especializado en la materia te brindará la información pertinente a tu área de negocio. Si aún así no estás seguro de que la trituración de documentos sea la solución que necesitas también puedes consultar nuestro servicio de digitalización de documentos.