La digitalización de registros con una buena calidad es un activo importante para el futuro de las empresas. Los registros de calidad son documentos esenciales para optimizar los procesos de gestión de calidad en todas las industrias. Además de ofrecer un panorama sobre todos los detalles de cada etapa nos permiten monitorear y registrar indicadores importantes para esta optimización.

Almacenar estos registros de calidad es una tarea necesaria para guardar evidencia. Aunque esto implique desventajas como la ocupación de espacio físico. La cual en ocasiones implica un costo adicional por la renta de espacio para el almacenamiento. Eventualmente estos registros de calidad se volverán obsoletos y representarán un gasto adicional al almacenarlos como archivo muerto o triturar los documentos.

La digitalización de registros de calidad ofrece una alternativa interesante en todos los sentidos, incluyendo la eficiencia, el ahorro en costos y en espacio físico. Gracias a la digitalización de registros de calidad, la información se mantiene legible, identificable fácilmente y no se desgasta por factores como la humedad, el polvo o la temperatura. En caso de que la información a digitalizar se encuentre desgastada, esta puede reconstruirse y archivarse por medio de los diferentes software de digitalización. Asimismo la información digitalizada puede ser procesada de múltiples maneras a través de los softwares de gestión documental.

digitalización de registros de buena calidad

La digitalización de registros de calidad representa:

Eficiencia – Al contar con la información digitalizada, los documentos se pueden clasificar por fecha, área de proceso, unidad responsable, ubicación, número de proceso o cualquier variable que sea importante para los análisis de tu empresa. Esta clasificación permite un ahorro de tiempo de hasta 90% en las búsquedas de información en comparación a cuando la información se mantiene en archivos y expedientes. Por medio de diferentes softwares de gestión documental las búsquedas de información se pueden hacer en segundos y clasificarse por variable deseada desde cualquier conexión a internet por medio de un acceso personal con contraseña.

Soluciones digitales – Al realizar la digitalización de registros con una buena calidad es posible la implementación de estos registros de manera digital por medio de computadoras o incluso tabletas para facilitar la captura de datos. Por medio de la integración con softwares de gestión de datos es posible recabar la información de todos los registros de calidad de manera instantánea para su análisis y monitoreo en tiempo real.

Ahorro en costo – Al implementar un sistema de digitalización de registros de calidad su empresa podrá convertirse en una organización paperless y ahorrar costos en los procesos relacionados con el papel como el almacenamiento o la trituración de archivo muerto. Evidentemente también es una contribución a la sustentabilidad y la conservación del medio ambiente.

Respaldo asegurado – Al mantener los registros de calidad digitalizados, usted garantiza que la información este respaldada en caso de que los registros físicos, sí es que aun los implementa, se dañen o corran el riesgo de dañarse. Con la información en la nube su información está 100% respaldada.

Seguridad de la información – Los archivos físicos siempre estarán disponibles para quien tenga acceso a las carpetas. Con los softwares de control documental implementados en la digitalización de los registros de calidad, usted puede otorgar niveles de acceso a diferentes usuarios de acuerdo a los requerimientos de acceso a la información. Asimismo muestran un historial de la información a la que se accedió con el nombre de usuario y tiempo de acceso. Una excelente herramienta para prevenir el espionaje industrial.

La digitalización de registros de calidad ofrece una interesante gama de opciones que le permitirán simplificar procesos, analizar datos, monitorear acciones e implementar acciones que hagan más eficientes los procesos para alcanzar los objetivos de su empresa. En Scanex, nuestros asesores están listos para escuchar las necesidades de su empresa y ayudarlo en el camino a convertirse en una organización paperless. Agenda una cita ahora y descubre todas las posibilidades. 

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