7 beneficios de la digitalización de documentos en tiempos de coronavirus.

Durante esta crisis, las empresas buscan desesperadamente formas de ser más eficientes, continuar trabajando virtualmente y reducir costos. Una forma sencilla de hacerlo es digitalizar sus documentos físicos. El escaneo de documentos es una opción eficiente para las empresas por varias razones. Aquí encontrara solo siete beneficios.

Digitalizar

  1. La digitalización permite compartir y colaborar

Un gran beneficio de los archivos digitales sobre los impresos es la facilidad de compartir documentos. Múltiples colegas, clientes y proveedores pueden acceder al mismo documento cuando sea necesario, lo que reduce el tiempo dedicado a la búsqueda y envió de información.

  1. Mejore el servicio al cliente y ahorre tiempo

Muchas empresas dedican grandes cantidades de tiempo a buscar archivo de clientes, lo que puede retrasar proyectos, afectar los tiempos de respuesta del servicio al cliente y generar costos ocultos vinculados a no enfocar recursos a las actividades mas lucrativas. Al terminar el proyecto, los documentos digitales se pueden encontrar rápida y fácilmente mediante una simple búsqueda de palabras clave.

  1. Almacenamiento seguro de documentos

La seguridad y protección de datos es un tema critico para las empresas a considerar. Algunos riesgos incluyen que el papel se dañe, sean robado o se pierda en un desastre natural. Escanear sus documentos ofrece seguridad y tranquilidad. Además, los documentos escaneados se pueden almacenar de forma segura en un sistema de gestión de documentos en línea, con acceso de seguridad a nivel de usuario o rol.

  1. Le ayuda a cumplir con las regulaciones de cumplimiento

Los requisitos de retención histórica varia por función o industria por lo que pueden requerir que guarde documentos hasta por 30 años. Poner en marcha una solución segura y eficiente de digitalización de documentos ahora puede ahorrarle tiempo, multas y esfuerzo en el futuro.

  1. Costos reducidos.

Para aquellos que rentan espacio para almacenar archivos, digitalizar podría resultar en ahorro considerable de dinero para administrar la información.

  1. Más espacio de oficina

El escaneo de documentos puede transformar su oficina, reduciendo la cantidad de papel y archivo muerto. La cantidad de espacio de oficina liberada al digitalizar puede ser enorme pues la información almacenada en un USB puede reemplazar más de 100 archiveros.

  1. Eco-Friendly

En una era cada vez más respetuosa con el medio ambiente, escanear sus documentos ayuda a una empresa a avanzar hacia una oficina sin papeles. Para las oficinas que siempre han dependido de una gran cantidad de papel, el cambio a una oficina paper-less puede ser muy dramático, pero también muy útil en términos del funcionamiento general de un negocio.

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